Verlauf
Jedes Mandat läuft in derselben Reihenfolge. Diese Seite beschreibt, was in jeder Etappe geschieht, was dafür gebraucht wird und was am Ende feststeht. Über den Ausgang einer Sache steht hier nichts.
Etappen
01
Sie schildern den Sachverhalt in der Reihenfolge, in der er sich zugetragen hat. Danach wird geordnet: Was ist unstreitig, was ist offen, welche Unterlagen fehlen, welche Fristen sind bereits im Lauf.
Am Ende des Gesprächs steht, ob ein Mandat sinnvoll ist und was es umfassen würde. Umfang und Vergütung werden besprochen, bevor eine Akte angelegt wird. Gehört die Sache nicht in diese Kanzlei, wird auch das gesagt.
02
Die Unterlagen werden gelesen, die Fristen eingetragen, der Sachverhalt schriftlich festgehalten. Fehlende Nachweise werden benannt und angefordert, solange dafür Zeit ist.
Das Ergebnis der Prüfung ist eine Einschätzung: was geprüft wurde, was sie stützt, was ihr entgegensteht und was offen bleibt. Offene Punkte werden als offen bezeichnet und nicht als geklärt.
03
Erst nach der Prüfung wird nach außen gearbeitet: Schreiben an die Gegenseite, an Behörden oder an Gerichte, Termine, Gespräche. Jeder Schritt wird vorher mit Ihnen abgestimmt.
Was hinausgeht, liegt in Kopie in der Akte. Was hereinkommt, wird mit Datum vermerkt und weitergegeben. Sie erfahren den Stand, ohne danach fragen zu müssen.
04
Der Stand wird zusammengefasst, die Unterlagen gehen an Sie zurück, offene Punkte werden benannt. Wenn eine Sache weiterläuft, steht schriftlich fest, wer welchen Schritt übernimmt.
Danach wird die Akte geschlossen und aufbewahrt. Wie lange, richtet sich nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und steht in der Vereinbarung.
Grenze
Zugesagt wird der Ablauf, nicht das Ergebnis: dass geprüft wird, bevor geschrieben wird, dass Fristen eingetragen werden, sobald sie bekannt sind, und dass jede Einschätzung auch benennt, was gegen sie spricht. Alles Weitere entscheidet sich am Sachverhalt und nicht an einer Zusage im Voraus.
Schreiben Sie in wenigen Sätzen, worum es geht, und nennen Sie ein Datum, falls eine Frist im Raum steht.